لزوم استفاده جامع از سیستم اتوماسیون اداری

با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه‌ها و اسناد در سازمان‌ها و مؤسسات اداری بسیار بالا می‌باشد، وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه‌ها و در نتیجه غیر بهره‌ور شدن سازمان می‌شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می‌تواند حجم عمده‌ای از پاسخ‌ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره‌وری گردد.

در هر ارگانی که الگوی سازمان الکترونیکی به طور صحیح و کامل پیاده سازی شود، آن ارگان تبدیل به سازمانی بدون نیاز به کاغذ، با عکس العمل‌هایی سریع و کارآمد خواهد شد. در یک سازمان الکترونیکی امکانات فراوان اینترنتی و اینترانتی وجود دارد که در سایه یکپارچگی این امکانات، اطلاعات به شکل صحیحی جریان می‌یابد و سازمان با هر حجمی که باشد می‌تواند سرعت و صحت را در کنار هم در اختیار داشته باشد. با قرارگیری در قالب یک سازمان الکترونیکی کارآمد، زمان و انرژی بسیاری حفظ خواهد شد. مثلاً دیگر نیازی به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات مداوم تصمیم گیری نخواهد بود و بسیاری از تصمیم گیری‌ها در قالب نامه‌های الکترونیکی انجام می‌پذیرد.

اتوماسیون اداری چیست؟

مکاتبات و نامه‌ها بخش عمده‌ای از اطلاعات در گردش سازمان‌ها را دربر می‌گیرند. در جهت تامین نیازهای یک سازمان در این بخش و همچنین ایجاد بستری منلسب به منظور مدیریت گردش اطلاعات، اقدامات زیادی در زمینه وضع قوانین و مقررات، تولید، گردش و بایگانی اسناد و مدارک صورت گرفته است. لیکن در بسیاری از روش‌های به کارگرفته شده، بروز اشکالات بزرگی در نگهداری انبوه نامه‌ها و اسناد و پیچیده شدن روابط اداری و دست و پاگیر شدن آن مشاهده شده است.

به عنوان نمونه از اشکالاتی که در سیستم‌های سنتی و غیرمکانیزه با آن مواجه هستیم می‌توان به موارد ذیر اشاره نمود:

• دفاتر اندیکاتور حجیم که اطلاعات در آن با خطوط اغلب ناخوانا ثبت شده است.

• مراحل طولانی ثبت و ارجاع و جابه جایی اسناد بین واحدها و ساختمان‌های مختلف.

• کم شدن اسناد در جریان جابه جایی‌ها.

• افزایش هزینه‌های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری اسناد.

• هزينه بالاى نقل و انتقال و جابجايى پرونده‌ها.

• پراكنده بودن اسناد در سازمان و مشكل جستجوي يك سند در ميان پرونده‌ها .

• استهلاك اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي (رطوبت و گرما و.(...

• احتمال بروز خطر از بين رفتن اسناد و پرونده‌ها به علت‌هاي مختلف از قبيل آتش سوزي و....

• احتمال دسترسى‌هاى غيرمجاز به اسناد و مكاتبات محرمانه

از طرف ديگر با ايجاد فناوري‌هاي نوين انتقال اطلاعات، مانند SMS, E-mail, Fax و ساير روش‌هاي ارسال و دريافت اطلاعات، مديريت اسناد و اطلاعات بدون استفاده از سيستم‌هاي نرم افزاري مناسب كاري بسيار مشكل خواهد بود.

بدين ترتيب استفاده از اين سيستم‌ها در حوزه عملكرد ادارى سازمان‌ها ناگزير گرديد. اين سيستم‌ها كه به سيستم هاى مكاتباتى موسوم گشته اند باعث ايجاد تحولى در گردش اطلاعات و اسناد شده اند.

مجموعه فعاليت‌ها و اقدامات و تجهيزاتي كه براي توليد، انتقال و پردازش مستندات اداري صرف مي‌شوند سيستم‌هاي مكاتباتي را تشكيل مي‌دهند و اتوماسيون اداري به طور ساده مجموعه اقداماتي است كه براي خودكار نمودن، تسهيل فعاليت‌هاي نامه نگاري و گردش آن در سازمان صورت مي‌پذيرد. اين گونه اقدامات غالبا به منظور مديريت، پشتيباني و نگهداري و توزيع ساده اطلاعات و اسناد در محيط‌هاي اداری و فنی طراحی شده و معمولا به صورت بسته‌های نرم افزاری ارائه می‌شوند.

مزیت های استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری نسبت به سیستم‌های سنتی و غیرمکانیزه

• صرفه‌ جویی در حجم کاغذ مصرفی درون سازمانی

• کاهش مراجعات ارباب رجوع

• پیگیری مکانیزه

• کاهش حجم بایگانی

• افزایش سرعت دسترسی به سوابق و پرونده‌ها

• سرعت بخشیدن به کارهای روزمره

• و ....

مزایای استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب

• مدیریت متمرکز

با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌توان طبقه‌بندی‌های متنوعی برای اطلاعات و اسناد تعریف نمود و از تولید نسخ اضافی و تعدد دبیرخانه‌ها و بایگانی‌ها کاست. این کار با به حداقل رساندن اختلاف برداشت و سلیقه کاربران، مراحل طولانی ثبت بایگانی نامه‌ها و مستندات را نیز به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌دهد. همچنین می‌توان کارهای انجام شده در هر واحد را به صورت الکترونیکی ثبت نمود و بین کارشناسان و مدیران به گردش انداخت.

• طبقه‌بندی صحیح و سهولت دسترسی

با مدیریت متمرکز در طبقه‌بندی و استخراج مفاهیم و کلمات کلیدی و ثبت آن‌ها در سیستم، در کنار ثبت تصاویر یا اصل فایل اسناد، می‌توان مطمئن بود که در صورت جستجوی یک موضوع، کلیه اسناد و سوابق مربوط به آن استخراج خواهد شد و از بابت جامعیت، جستجو کامل خواهد بود. بنابراین اطلاعات کامل در مورد یک مشتری، پروژه و ... به راحتی در دسترس خواهد بود.

• گردش صحیح و پیگیری دقیق

فایل تولید یا تصویر شده از اسناد، با مدیریت متمرکز در گردش اسناد داخل شبکه جابه جا می‌شود و زمان‌های رسیدگی و گردش کار آن ثبت شده و کنترل عملکرد افراد نیز به سهولت ممکن خواهد بود. در این مسیر دیگر نگران مفقود شدن و طولانی بودن زمان گردش اسناد نخواهید بود و آخرین وضعیت سند در هر زمان و هر نقطه قابل پیگیری می‌باشد. در مورد فرم‌های ایزو نیز می‌توان فرم‌ها را در سیستم طراحی نمود، به گردش انداخت و مسیرهای گردش را با موتور گردش کار، مدیریت نمود.

• حفاظت مطلوب از اطلاعات و اسناد

سیستم‌های کامپیوتری با برخورداری از سیستم حفاظتی کامل و مطمئن در چند لایه، کلیه عملیات انجام شده روی اسناد را ثبت کرده و بر اساس نام و رمز استفاده کننده و سطح مجاز دسترسی تعیین شده برای هر کاربر، کنترل و پیگیری‌های لازم را میسر می‌نمایند.

• مدیریت گردش کار

در طراحی نرم‌افزارهای به روز و پیشرفته، ابزارهای تصمیم گیری و خودکارسازی فرآیندها و فرم‌ها ایجاد شده‌اند. این امر مخصوصا در سازمان‌هایی که فرآیندهای خود را بر اساس استانداردهای ایزو، پیاده سازی و اصلاح نموده‌اند کاربردی بوده و نیاز آن‌ها را در طراحی فرآیندهای گردش فرم‌های اداری به صورت کامل پوشش می‌دهد.

• پوشش دهی به کلیه نیازها و الزامات امور اداری در سازمان‌ها از طریق در اختیار قرار دادن لیست کاملی از امکانات و ابزارها

امکـانات تعبیه شده در سیستم را می‌توان در گروه‌هـای امکانات مکاتبات اداری و پیگیری ارجاعات، امکانات مدیریت و ارجاع وظایف کاری (Task Management)، امکانات مرتبط با پیغام رسانی (Messaging) ابزارهای مدیریت کار و گردش آن‌ها دسته بندی نمود.

• قابلیت بکارگیری سیستم در شرایط کاری متفاوت، از نیمه مکانیزه تا تمام مکانیزه

در توضیح این ویژگی باید گفت سیستمی که از انعطاف لازم در ارتباط با تنظیم ضریب مکانیزاسیون امور برخوردار نباشد نخواهد توانست همراهی سازمان و کارکنان را (که از فاکتورهای اساسی موفقیت سیستم‌های مکانیزه است) بدست آورد. باید به این نکته توجه نمود که سازمان‌ها هرگز نخواهند توانست به یکباره روال‌ها و فرآیندهای سنتی خود را با روال‌های تمام مکانیزه جایگزین کنند لذا وجود چنین ویژگی در سیستم، عامل بسیار مهمی در توفیق آن خواهد داشت.

• قدرت تطبیق سیستم با فرآیندهای واقعی مکاتبات و امور اداری در سازمان مورد استفاده

با توجه به آن که سیستم‌های اتوماسیون اداری باید بتوانند به راحتی با شرایط و ساختار محیط کاربری خود وفق یابند لذا می‌بایست از درصد بالایی نسبت به بومی‌سازی خود با شرایط محیطی برخوردار باشند.

• راحتی کاربر در استفاده از سیستم و یا اصطلاحا User Friendly بودن

اصولا اگر یک سیستم نرم‌افزاری، هر چند کارآمد و کامل، نتواند امکانات و ابزار خود را در اختیار کاربران قرار دهد از سوی استفاده کننده نهایی خود مورد استقبال قرار نخواهد گرفت. با یادآوری این نکته که گستره وسیعی از کاربران سازمان با درجات متنوع تخصص و دانش از این سیستم بهره خواهند برد. سهولت استفاده از سیستم برای همه کاربران، فاکتور بسیار مهمی برای موفقیت آن محسوب می‌شود.

• نفوذ سیستم اتوماسیون اداری در انجام انواع عملیات سازمانی و عملیات بدون کاغذ (Paperless)

سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از ابزارهای حرفه‌ای خود می‌تواند انواع موجودیت‌های اطلاعاتی را در کارتابل به گردش اندازد. این موجودیت‌ها انواع نامه‌های رسمی اداری (وارده، داخلی و صادره)، یادداشت‌های اداری، کارها، تماس‌ها، پیام‌ها، ایمیل‌ها، گزارش کار پرسنل، ارجاعات و پاراف‌ها، پیگیری‌ها، انواع فرم‌های تعریف شده توسط کاربر، گزارش‌های ارسالی از سیستم‌های مالی و اداری، پرونده‌ها و مستندات ارسالی از سیستم آرشیو اسناد و ... را شامل می‌شود. با این ابزار می‌توان به سمت یک سازمان بدون کاغذ واقعی (Paperless) گام برداشت.

• محیط حرفه ای برای مدیریت سیستم (Administration)

در محیط حرفه‌ای مدیریت سیستم، مدیر سیستم می‌تواند عملکرد ورود و خروج کاربران را در سیستم کنترل نماید، ساعات کاری را محدود و حتی کامپیوتر مشخصی را برای کار هر کاربر با اتوماسیون اداری تعیین نماید. به راحتی کاربران را تعریف نموده، سطوح دسترسی آن‌ها را تعیین کند و حتی از اتوماسیون اداری اخراج نموده یا غیرفعال نماید و تنظیمات امنیتی (Password Policy) برای کلمه عبور لحاظ نماید. برای بخش‌های مختلف نرم افزار مدیران مجزا تعریف می‌شوند و این مدیران می‌توانند انواع تنظیمات را در بخش‌های تحت کنترل خود انجام دهند.

• کارتابل تحت وب حرفه ای

کارتابل تحت وب سیستم اتوماسیون اداری با قابلیت کار همزمان روی انواع مرورگرهای وب اعم از Internet Explorer 7,8,9 و همچنین Firefox و انواع مرورگرهای اینترنتی استاندارد طراحی شده بنابراین، قابلیت کار بر روی انواع سیستم عامل های ویندوز و غیرویندوزی را هم فراهم می‌کند.

• امکان نظارت بر  عملکرد کاربران

این امکان به کاربران اجازه می دهد تا بر کارتابل کارشناسان واحد خود نظارت کرده و بر حجم کار انجامی توسط ایشان نظارت داشته باشند. همچنین مدیران می توانند انواع گزارش های آماری، عملکردی و مقایسه ای کار پرسنل و همچنین واحدهای مختلف را تهیه نمایند. امکان نظارت و رهگیری عملیات انجام شده روی نامه ها و کارهای وارد شده در حوزه سازمانی نیز دز اختیار مدیران قرار دارد.

• محیط دبیرخانه مستقل از کارتابل

نرم افزار اتوماسیون اداری با مستقل کردن دبیرخانه و اختصاص فضایی کاملا مجزا و حرفه ای، محیط کاربری ساده ای را در اختیار مسئولین دفاتر و دبیرخانه ها می گذارد. ثبت نام و پیگیری آن ها در این محیط سرعت بالایی داشته و انواع گزارش های دبیرخانه ای در آن تعبیه شده است. در این بخش ثبت انواع نامه های وارده، داخلی و صادره انجام می پذیرد. در دبیرخانه حتی ایمیل های سازمانی هم در دفاتر اندیکاتور به صورت خودکار ثبت شده و به گردش می افتند.

منبع: برگرفته از سایت www.payvast.com