سیستم مدیریت اسناد سازمان (Document Management System)

از مهم‌ترین اهداف مدیران مراکز اطلاع‌رسانی انتخاب و به کارگیری فناوری‌های نوین در امر اطلاع‌رسانی، ارائه مطلوب خدمات و مدیریت اسناد در محیط رایانه‌ای می‌باشد. اهمیت این موضوع از آنجا قابل درک است که در سازمان‌های مختلف، اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق العاده ارزشمند که با عناوین گوناگون مانند گزارشات، نامه‌ها، قراردادها، نقشه جات، موافقت نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و ... وجود دارند و می‌بایست به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشاء اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌رسانی را نیز به وجود آورد.

این مجموعه به تشریح و توضیح در خصوص سیر تکاملی سیستم‌های مختلف مدیریت اسناد پرداخته و در انتها نیز با ارائه راهکارهای مناسب و معرفی فناوری‌های نوین سعی در حل این معزل نموده است.

1- مقدمه:

افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی باعث بروز معزلات عدیده‌ای در ارتباط با حفظ، نگهداری، بازیابی و استفاده از اطلاعات مکتوب اسناد کاغذی مختلف برای سازمان از جمله بایگانی اسناد، آرشیو و مراکز اطلاع‌رسانی شده است. با توجه به نیاز موجود در مقاطع زمانی مختلف از راهکارها و روش‌های گوناگون به عنوان سیستم مدیریت اسناد D.M.S جهت حل معزلات مذکور استفاده گردیده است.

آنچه مسلم است ایجاد سیستم مدیریت اسناد در عصر حاضر که به عصر انفجار اطلاعات معروف گردیده از ضروریات محسوب شده و می‌بایست چنین سیستمی از مشخصه‌های مطلوبی مانند موارد زیر برخوردار باشد:

1. امکان گسترش محیط اطلاع‌رسانی.

2. امکان تسریع در امر اطلاع‌رسانی.

3. امکان ایجاد تنوع در اشکال مختلف ارائه اطلاعات.

4. امکان کاهش هزینه‌های اطلاع‌رسانی.

5. امکان حفظ امنیت اطلاعات.

6. امکان ایجاد پشتیبان مطلوب آرشیو و بایگانی اسناد Backup.

2- تعریف سیستم مدیریت اسناد (D.M.S)

سیستم مدیریت اسناد عبارت است از مجموع راهکارهای مطلوب و اجرائی جهت حفظ و نگهداری اطلاعات اسناد کاغذی و ایجاد امکان تسریع و تسهیل در امور اطلاع‌رسانی به اشکال گوناگون با استفاده از انواع ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری می‌باشد.

2-1- وظایف سیستم مدیریت اسناد

وظایف سیستم مدیریت اسناد عبارت است از:

1. حفظ و نگهداری اسناد کاغذی به صورت مطلوب.

2. ایجاد و تهیه Backup مطمئن با طول عمر زیاد، خدشه ناپذیر و حجم کوچک.

3. طبقه بندی، دسته‌بندی و کد گذاری اطلاعات جهت تسریع در امر بازیابی اطلاعات.

4. گسترش خدمات اطلاع‌رسانی و ایجاد تنوع در اشاعه وارائه اطلاعات به اشکال مختلف اعم از کاغذ، میکروفیلم، CD-R، Tape، Network، Internet و ....

5. امکان ایجاد تسریع و تسهیل در انجام امور اطلاع‌رسانی.

6. کاهش هزینه‌های موجود در امر حفظ، نگهداری و ارائه خدمات اطلاع‌رسانی.

2-2- دلایل نیاز به سیستم مدیریت اسناد

وجود معزلات و مشکلاتی به ترتیب زیر باعث گردیده تا لزوم ایجاد سیستم مدیریت اسناد محسوس و اجتناب ناپذیر گردد:

1. کوتاه بودن عمر اسناد کاغذی که به طور متوسط 10 الی 15 سال می‌باشد.

2. امکان صدمه دیدن و پاره شدن اسناد کاغذی در حین استفاده از اطلاعات مکتوب بر اسناد.

3. نیاز به بایگانی‌های عریض و طویل جهت حفظ و نگهداری اسناد کاغذی که در حجم زیاد وجود دارند.

4. احتمال مفقود، معدوم و یا مخدوش شدن اطلاعات مکتوب بر اسناد کاغذی که در این صورت هیچ منبع دیگری جهت استعلام صحت اطلاعات و تکمیل اطلاعات موجود به شکل اسناد کاغذی وجود نخواهد داشت.

5. احتمال وقوع حوادث قهریه اعم از آتش سوزی، زلزله، سیل، جنگ، سرقت و... که باعث از میان رفتن اصل اطلاعات موجود به صورت اسناد کاغذی خواهد شد و دیگر امکان دستیابی به اصل اطلاعات وجود نخواهد داشت.

6. پائین بودن سرعت بازیابی اطلاعات و در نتیجه کاهش سرعت در انجام امور اطلاع‌رسانی که این خود باعث صرف وقت زیاد و افزایش هزینه‌های جاری خواهد شد.

7. عدم وجود امکان استفاده از اطلاعات اسناد تک نسخه‌ای که برای مثال می‌توان از کتب خطی نام برد.

8. عدم وجود امکان ارائه خدمات اطلاع‌رسانی و ایجاد درآمد از فروش اطلاعات موجود.

2-3- انواع سیستم‌های مدیریت اسناد

انواع سیستم‌های مدیریت اسناد به ترتیب سیر تکاملی آن‌ها عبارتند از:

1. سیستم مدیریت اسناد که اطلاعات به صورت اسناد کاغذی نگهداری می‌شوند.

2. سیستم مدیریت اسناد که اطلاعات به صورت میکروفیلم نگهداری می‌شوند.

3. سیستم مدیریت اسناد که اطلاعات به صورت فایل‌های تصویری در رایانه نگهداری می‌شوند.

پیش از آن که به توضیح در مورد نحوه کار انواع سیستم‌های مدیریت اسناد و اشاره به نقاط ضعف و قوت هر کدام از این نوع سیستم‌ها بپردازیم، لازم است ابتدا با مفهوم سند، مشخصه‌های مربوطه و انواع آن آشنایی بیشتری حاصل گردد.

3- سند

هر برگه کاغذی که اطلاعات به صورت نوشتاری و یا ترسیمی بر روی آن مکتوب گردد به عنوان یک سند شناخته خواهد شد. بنابراین بر روی هر سند امکان وجود اطلاعات مختلف اعم از علمی، فرهنگی، فنی، اداری، مالی، پرسنلی و ... وجود خواهد داشت. البته لازم به ذکر است منابع اطلاعاتی دیگری همچون صوت و تصویر نیز جزو اسناد محسوب می‌گردند.

3-1- مشخصه‌ها و یا اطلاعات بازیابی سند

هر سند دارای مشخصه‌ها و یا اطلاعات بازیابی می‌باشد که هر کدام از این اطلاعات به عنوان یک فیلد اطلاعاتی محسوب گردیده و جهت بازیابی اطلاعات استفاده خواهد شد. برای مثال طبق استاندارد بین المللی، مقالات فنی بر اساس فیلدهای جستجو به ترتیب زیر دسته‌بندی شده‌اند که این اطلاعات در مجموع تشکیل DATA BASE را داده تا بتوان توسط نرم افزارهای جستجو، اطلاعات مورد نیاز را بازیابی نمود:

1. عنوان مجله Magazine name

2. شماره مجله  ISSN

3. سال انتشار مجله Year

4. Volume No. مجله

5. شماره انتشار مجله Number

6. عنوان مقاله Heading essay

7. نویسنده مقاله Author

8. تاریخ ارسال مقاله Date

9. کمپانی Company

10. خلاصه مقاله Abstract

11. Key Words

12. آدرس مقاله در مجله جهت دستیابی به Full Image مقاله

3-2- انواع مختلف اسناد

هر سند می‌تواند دارای سایز استاندارد و یا غیراستاندارد باشد.

توضیح: منظور از سایز استاندارد اندازه‌های ثابت طول و عرض است که طبق دو استاندارد اروپایی A6 تا A0 و یا استاندارد آمریکایی A تا E مشخص می‌گردند.

اسناد می‌توانند به صورت تک برگ مانند نقشه و یا با صفحات پیوسته مانند کتاب، مقاله، نشریه و ... وجود داشته باشند. اسناد با صفحات پیوسته خود به چهار دسته تقسیم می‌گردند:

الف) اسناد با صفحات پیوسته و اطلاعات مرتبط مانند کتاب که صفحات به صورت پیوسته بوده و اطلاعات هر صفحه ادامه اطلاعات صفحه ماقبل خود می‌باشد و مجموعه به عنوان یک سند با صفحات متوالی شناخته می‌شود .

ب) اسناد با صفحات پیوسته و اطلاعات غیرمرتبط مانند روزنامه که با وجود پیوستگی صفحات اطلاعات هر صفحه ارتباطی به صفحه ماقبل و یا مابعد خود ندارد .

ج) اسناد با صفحات منفک و اطلاعات مرتبط مانند مقاله و گزارش که با وجود جدا بودن صفحات اسناد از یکدیگر موضوعات هر صفحه به صورت پیوسته به هم مرتبط می‌باشد .

د) اسناد با صفحات منفک و اطلاعات غیرمرتبط مانند پرونده‌های پرسنلی و مالی که هر سند اطلاعات مختص به خود را دارا می‌باشد ولی در کل، تمام اسناد به یک موضوع مشخص مربوط هستند.

3-2-1- سیستم مدیریت اسناد کاغذ

از ابتدایی‌ترین سیستم‌های مدیریت اسناد می‌توان روش حفظ و نگهداری اطلاعات را به صورت کاغذی نام برد که همچنان نیز از این روش برای حفظ و نگهداری اسناد کاغذی در حجم کوچک استفاده می‌گردد .هر سیستم مدیریت اسناد شامل مجموع راهکارها و روش‌های مطلوب و اجرایی جهت بازیابی و استفاده از اطلاعات اسناد با استفاده از انواع ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری می‌باشد .

ابزارهای به کارگیری در این سیستم عبارتند از :

1. دفتر ثبت اطلاعات اسناد .

2. پوشه، زونکن و یا کلاسور .

3. گیره و کلیپس .

4. فایل‌های چوبی و یا فلزی .

5. طبقه‌بندی‌های چوبی و یا فلزی .

در این روش پس از ثبت اطلاعات بازیابی (فیلدهای اطلاعاتی) هر سند در دفتر مربوطه در صورت منفک بودن صفحات سند با استفاده از گیره پوشه، زونکن و یا کلاسور صفحات هر سند را دسته‌بندی کرده و داخل آن قرار می‌دهند و سپس پوشه یا زونکن آماده شده در طبقه‌بندی و یا فایل مربوطه قرار می‌گیرد.

در این روش با استفاده از اطلاعات بازیابی ثبت شده در دفتر اطلاعات اسناد، محل قرارگیری سند مشخص شده و با مراجعه به قفسه و یا فایل مربوطه می‌توان سند موردنظر را بازیابی نمود .پس از بازیابی و یافتن سند موردنظر می‌توان اطلاعات سند را مطالعه کرد و یا حداکثر از آن کپی کاغذی تهیه کرد.

این سیستم جهت حفظ و نگهداری اطلاعات اسناد کاغذی کم ارزش و در حجم کوچک کارآمد بوده و با هزینه کمی می‌تواند پاسخگوی نیازهای موجود در یک واحد کوچک اداری باشد .ولی در صورت افزایش حجم اسناد کاغذی معزلات گوناگونی به وجود می‌آید که عبارتند از :

1. نیاز به فضای بزرگی به نام بایگانی اسناد .

2. مشکل بازیابی اطلاعات با توجه به افزایش روز افزون اسناد .

3. خطر وقوع حوادثی مانند آتش سوزی، زلزله، سیل و ... و از بین رفتن اصل اسناد .

4. احتمال مفقود، معدوم و مخدوش شدن اطلاعات مکتوب بر اسناد کاغذی .

5. کاهش سرعت سرویس‌‌دهی اطلاع‌رسانی و نیاز به تعداد زیادی پرسنل مجرب که می‌بایست دائماً در محل بایگانی اسناد حضور داشته باشند .

6. افزایش هزینه و صرف وقت زیاد جهت انجام امور جاریه مربوط به بایگانی اسناد و اطلاع‌رسانی .

7. در این سیستم درخواست کننده اطلاعات ملزم به مراجعه مستقیم به بایگانی اسناد می‌باشد .

8. ورود و خروج دائم اسناد به بایگانی که خود باعث افزایش احتمال فرسایش اسناد کاغذی شده و طول عمر اسناد را کاهش می‌دهد .

9. در صورت منحصر به فرد و تک نسخه‌ای بودن اسناد امکان ارائه خدمات اطلاع‌رسانی وجود نخواهد داشت چرا که احتمال از بین رفتن اصل سند تک نسخه‌ای خیلی زیاد می‌باشد .

بنابراین با توجه به توضیحات فوق، این سیستم به هیچ عنوان نمی‌تواند پاسخگوی کلیه نیازهای یک سیستم مدیریت اسناد مطلوب باشد .

این نکته لازم به توضیح است که ایجاد سند به شکل کاغذی جهت مطالعه و ارائه اطلاعات اجتناب‌ناپذیر بوده و باید بتوان در هر شرایطی اطلاعات را به صورت ثبت شده بر روی کاغذ ارائه داد .در ضمن لازم به ذکر است در سالیان اخیر جهت تسریع در امر اطلاع‌رسانی از انواع نرم‌افزارهای DATA BASE در سیستم مدیریت اسناد کاغذ استفاده شده است که در واقع این نرم‌افزارهای بازیابی جای دفتر ثبت اطلاعات بازیابی اسناد را گرفته است .

3-2-2- سیستم مدیریت اسناد میکرفیلم

سیستم مدیریت اسناد میکروفیلم بیش از سه ربع قرن است که در سطح دنیا مورد استفاده می‌باشد و سابقه استفاده از این نوع سیستم در کشور ایران به حدود 40 سال قبل باز می‌گردد .

در این سیستم با استفاده از ابزار آرشیوی به نام سیستم میکروگرافی از هر سند یک فریم Backup به صورت میکروفیلم تهیه می‌گردد که میکروفیلم تهیه شده دارای مزایایی به ترتیب زیر می‌باشد :

1. دارای حجم کوچکی است و فضای کمی را اشغال می‌نماید .

2. طول عمر 300 ساله دارد و هنوز هیچ نوع  Backup (کپی) دیگری نتوانسته ضریب اطمینان بالای میکروفیلم را داشته باشد .

3. اطلاعات ضبط و ثبت شده بر روی میکروفیلم خدشه‌ناپذیر بوده و قابل تغییر نمی‌باشد؛ به همین سبب میکروفیلم ارزش قانونی دارد و در صورت لزوم قابل ارائه در محاکم قضایی نیز می‌باشد .

توضیح اینکه طبق قوانین موجود در صورت تهیه نسخه میکروفیلمی از اسناد مالی امکان امحاء اصل اسناد مالی وجود خواهد داشت .

4. با توجه به لزوم دسته‌بندی اطلاعات اسناد در زمان انجام فیلم‌برداری و تهیه میکروفیلم، امکان تسریع در بازیابی اطلاعات افزایش می یابد .

لازم به ذکر است با توجه به تنوع موجود در سایز و شکل اسناد کاغذی که قبلاً توضیح مشروح آن به عرض رسید، از انواع میکروفیلم، بسته به نوع و شکل سند جهت تهیه میکروفیلم از اسناد کاغذی استفاده می‌گردد، که عبارتند از :

1. کارت فیلم .Card Film

2. رول فیلم .Roll Film

3. فیش فیلم .Fiche Film

3-2-3- سیستم مدیریت اسناد رایانه‌ای

این سیستم در سالیان اخیر و با توجه به قابلیت‌های فوق العاده مطلوب سیستم رایانه‌ای جهت تسریع امر اطلاع‌رسانی به کار گرفته شده است و اطلاعات اسناد کاغذی تنها با استفاده از انواع اسکنرهای کاغذ به صورت فایل تصویری وارد سیستم رایانه‌ای می‌گردند .

بدیهی است پس از انتقال اطلاعات به سیستم رایانه‌ای امکان استفاده از کلیه مزایای موجود در این سیستم به وجود آمده و باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت فوق العاده در انجام امور اطلاع‌رسانی به اشکال مختلف خواهد شد .

تنها ابزار سخت‌افزاری که در این روش برای ایجاد سیستم مدیریت اسناد به کار برده می‌شود، اسکنر کاغذ می‌باشد که با توجه به تنوع موجود در شکل اسناد کاغذی، انواع اسکنرهای کاغذ طراحی و ساخته شده اند که عبارتند از :

1. Disk Top Scanner

2. Face Up Scanner

3. Roller Scanner

Disk Top Scanner

این نوع اسکنر قابلیت اسکن نمودن اسناد کاغذی را حداکثر تا سایز  A3 دارا می‌باشد و در انواع سیاه و سفید یا رنگی و اتوماتیک یا دستی وجود دارد .برای اسکن نمودن تک برگ می‌بایست روی سند بر روی شیشه اسکنر قرار گرفته و سپس عمل اسکن سند انجام پذیرد .

این اسکنر بیشتر جهت اسکن نمودن اسناد تک برگ و حداکثر تا سایز A3 مطلوب می‌باشد. البته در صورت امکان  به کارگیری فیدر اتوماتیک کاغذ، امکان اسکن نمودن اسناد که تاخورده، پاره، لبه‌دار و ... نباشند نیز به صورت اتوماتیک وجود خواهد داشت. سرعت اسکن نمودن اسکنرهای  Disk Top از 7 سند در دقیقه تا 75 سند در دقیقه می‌باشد. فایل خروجی اسکنرهای کاغذ معمولاً مستقیماً به شبکه ارسال می گردد و در صورت نیاز به تهیه  Backup به راحتی می توان از CD-R، Type و MO استفاده نمود.

Face Up Scanner

اسکنر های کاغذ Face Up معمولاً جهت اسکن نمودن اسناد کاغذی پیوسته و بزرگتر از سایز تا حداکثر سایز A3 تا A0 مورد استفاده قرار می‌گیرد و شباهت زیادی به دوربین میکروفیلم دارد. ولی با این تفاوت که به جای هد میکروفیلم بر روی ستون اسکنر Face Up هد اسکنر قرار گرفته است.

سند بر روی میز مخصوص قرار گرفته و با استفاده از  (Reduction)کوچک نمایی مطلوب تصویر کامل سند از طریق لنز به یک CCD منتقل می‌شود که نهایتاً خروجی اسکنر یک فایل تصویری خواهد بود. سرعت اسکن نمودن اسناد کاغذی در این نوع اسکنر بستگی به مهارت و سرعت کاربر (اپراتور) داشته و امکان اسکن نمودن اسناد کاغذی به صورت اتوماتیک وجود ندارد .

Roller Scanner

این نوع اسکنرها جهت تسریع در عمل اسکن از غلطک‌های مخصوصی استفاده می‌نمایند که اسناد را در مسیر مربوطه به حرکت در آورده و تصویر سند از طریق انعکاس تصویر از آیینه به CCD منتقل می‌شود.

این نوع اسکنر تنها برای اسکن نمودن اسناد کاغذی تک برگ مخصوصاً نقشه جات کارایی داشته و از سایز  A4 تا سایز  A0 موجود می‌باشد. معمولاً اسکنرهای رولی به طور کاملاً دستی عمل نموده و کلیه اسناد کاغذی تک برگ از سایز A4 تا سایز A0 می بایست به طور دستی تغذیه شوند .سرعت اسکن نمودن اسناد کاغذی در این نوع اسکنرها بستگی به مهارت و سرعت کاربر(اپراتور) دارد .

همانطور که در فوق ملاحظه فرمودید امکان اسکن نمودن انواع اسناد کاغذی توسط اسکنر کاغذ و ایجاد فایل تصویری در سیستم رایانه‌ای وجود دارد و می‌توان به راحتی نیز Backup هایی به صورت‌های مختلف از اطلاعات تهیه نمود. ولی لازم به توضیح است که این سیستم با کلیه مزایایی که خصوصاً در تسریع امر اطلاع رسانی دارد، دارای نقاط ضعفی نیز هست که به ترتیب زیر می باشد :

الف) طبق ادعای کمپانی‌های سازنده CD-R ،Tape و ... عمر مفید این نوع Backup ها حدود 10 الی 15 سال می‌باشد که این مدت، زمان مطلوبی برای یک Backup مطمئن نمی‌باشد چرا که خود اسناد کاغذی نیز حدود10 الی 15 سال عمر می‌نمایند.

ب) Backupهای مختلف اعم از CD-R ،Tape ،MO و ... از استحکام مکانیکی پایینی برخوردار بوده و به راحتی صدمه می‌بینند. لذا این نوع Backup ها از ضریب اطمینان فوق العاده پایینی برخوردارند.

ج) با توجه به امکان تغییر و تصرف در اطلاعات رایانه‌ای، این نوع اطلاعات ارزش قانونی نداشته و قابل استناد در محاکم قضایی نمی‌باشد .

د) امکان بست این روش جهت انتقال اطلاعات انواع اسناد کاغذی وجود نداشته و معمولاً با مشکل مواجه است چرا که اسناد موجود در بایگانی‌ها معمولاً قدیمی، پاره، تاخورده و شکننده می‌باشند که در صورت اسکن نمودن توسط اسکنر با فیدر اتوماتیک کاغذ امکان صدمه دیدن، پاره شدن و از بین رفتن اصل سند کاغذی وجود دارد .در ضمن این امر در صورتی میسر است که کل اسناد به صورت تک برگ و غیر پیوسته وجود داشته باشند، در غیر این صورت امکان استفاده از فیدر اتوماتیک وجود نداشته و بنابراین سرعت انجام اسکن فوق العاده کاهش پیدا می‌کند.

ه)  در صورت از بین بردن اطلاعات اسنادی که به صورت فایل‌های رایانه‌ای تهیه گردیده‌اند، راهی جز استفاده از اصل اسناد کاغذی وجود نداشته و بنابراین معزل نگهداری اسناد کاغذی در حجم زیاد همچنان لاینحل خواهد ماند. در ضمن وابستگی به اطلاعات اسناد کاغذی باعث می‌گردد که همچنان با هزینه زیاد در حفظ و نگهداری اسناد کاغذی بکوشیم.

با توجه به توضیحات ارائه شده درخصوص سیستم مدیریت اسناد رایانه‌ای، پیشنهاد می‌گردد این روش تنها جهت ایجاد سیستم مدیریت اسناد از مدارک کاغذی که ارزش کمی داشته و بعد از 10 الی 15 سال قابل امحاء می‌باشند استفاده گردد .چرا که بدین ترتیب حجم اطلاعات کاهش یافته و سرعت بازیابی اطلاعات نیز افزایش خواهد یافت.

4- نتیجه گیری

با جمع‌بندی کل مطالب مطروحه درخصوص انواع سیستم‌های مدیریت اسناد که به تفضیل به آن پرداخته شد، ملاحظه می‌گردد که هیچ کدام از سیستم‌های مدیریت اسناد معرفی شده در فوق قابلیت ایجاد سیستم مدیریت اسناد مطلوب را نداشته و نمی توانند به طور کامل به اهدافی به ترتیب زیر دست یابند :

1. کم حجم نمودن اطلاعات اسناد کاغذی .

2. ایجادBackup  مطمئن و خدشه ناپذیر که ارزش قانونی نیز داشته باشد.

3. ایجادBackup  مطمئن با طول عمر زیاد.

4. امکان بازیابی سریع اطلاعات جهت تسریع در امر اطلاع‌رسانی .

5. ایجاد تنوع در شکل ارائه اطلاعات .

6. کاهش هزینه‌های مربوط به انجام امور اطلاع‌رسانی .

5- پیشنهاد راهکار

جهت ایجاد سیستم مدیریت اسناد مطلوب پیشنهاد می‌نماید پیش از هر اقدامی جهت ایجاد پایگاه اطلاعاتی و انتقال اطلاعات اسناد کاغذی و میکروفیلم به سیستم رایانه‌ای مواردی به ترتیب زیر مورد بررسی و مطالعه قرار گیرد :

1. حجم، نوع، سایز و کیفیت اسناد کاغذی کاملاً شناسایی گردند .

2. حجم، نوع و کیفیت اسناد میکروفیلمی کاملاً شناسایی گردند .

3. طبقه بندی اسناد (کاغذی و میکروفیلمی) از نظر ارزش اطلاعاتی انجام پذیرد .

4. اسناد کاغذی که بعد از Backup گیری میکروفیلم قابل امحاء می‌باشند شناسایی گردند .

5. امکان‌سنجی مطلوب درخصوص انتقال اطلاعات اسناد کاغذی با استفاده از سخت افزارهای مربوطه بررسی گردد.

توضیح : عمده اسناد کاغذی موجود در بایگانی و آرشیو اسناد قدیمی، تاخورده، پاره و فرسوده می‌باشند که در این صورت امکان استفاده از اسکنر کاغذ وجود نداشته و می‌بایست از واسطه‌ای مانند میکروفیلم استفاده گردد .

6. از اسناد کاغذی با ارزش اطلاعاتی بالا حتماً Backup به صورت میکروفیلم تهیه گردد.

7. به دلیل اهمیت فوق العاده فاکتور زمان در ایجاد و به کارگیری پایگاه اطلاعاتی حتماً از سیستم‌هایی با سرعت بالا جهت انتقال اطلاعات استفاده گردد .

8. پیش‌بینی لازم و بستر سازی مناسب از بابت نرم افزاری جهت ارائه خدمات اطلاع‌رسانی به صورت Image Full از اسناد موجود در سطح گسترده انجام پذیرد .

9. از نرم افزارهایی که User Friendly می‌باشند جهت ارائه خدمات اطلاع رسانی استفاده گردد.

10. به دلیل دریافت اطلاعات ارزشمند از شبکه جهانی اطلاع‌رسانی Internet و اجتناب از تهیه خروجی به صورت پرینت کاغذی می‌بایست از سیستم مطلوب Backup گیر از فایل‌های رایانه‌ای به صورت رول فیلم 16 و 35 میلیمتر استفاده گردد .

با توضیحات ارائه شده در فوق ملاحظه می فرمائید که سیستم مطلوب مدیریت اسناد سیستمی تلفیقی از سیستم رایانه‌ای و سیستم میکروگرافیک می‌باشد تا این دو بتوانند نقاط ضعف یکدیگر را بپوشانند.  در ضمن اینکه سیستم مدیریت اسناد می‌بایست قابلیت ارائه اطلاعات را با رعایت تنوع در شکل ارائه اطلاعات اعم از کاغذ، میکروفیلم، Tape ،CD-R و غیره دارا بوده و محدودیتی ایجاد ننماید.

این نکته لازم به ذکر است که میکروفیلم در عصر حاضر تنها نقش پشتیبان اطلاعات (Long Tearm Storage) موجود در آرشیو و بایگانی اسناد را عهده دار بوده و امر اطلاع‌رسانی عمدتاً مطلوب از طریق سیستم رایانه‌ای که همچنان درحال گسترش است صورت می پذیرد.

منبع: برگرفته از سایت www2.tavanir.org.ir